ДЕРЖАВНА КОМІСІЯ З РЕГУЛЮВАННЯ РИНКІВ

ФІНАНСОВИХ ПОСЛУГ УКРАЇНИ

____________________________________________________________

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

09.02.2007      м. Київ     № 6776

Про затвердження Методичних

рекомендацій щодо скликання та  

проведення загальних зборів членів

кредитної спілки

            З метою забезпечення єдиного методологічного  підходу до  скликання та проведення загальних зборів членів кредитної спілки Державна комісія з регулювання ринків фінансових послуг України 

ПОСТАНОВИЛА:

            1. Затвердити Методичні рекомендації щодо скликання та проведення загальних зборів членів кредитної спілки  (додаються).

            2. Рекомендувати кредитним спілкам у разі скликання та проведення загальних зборів членів кредитної спілки дотримуватися вимог Методичних рекомендацій щодо скликання та проведення загальних зборів членів кредитної спілки.

            3. Контроль за виконанням розпорядження покласти на члена Комісії - директора Департаменту нагляду за кредитними установами Оленчика А.Я.

            Голова Комісії                                                                      В. Альошин

Протокол  № 296 засідання Комісії

від 06.02.2007 р.

Затверджено

Розпорядження Державної комісії

з регулювання ринків фінансових

послуг України

06.02.2007  №6776

Методичні рекомендації

щодо скликання та проведення загальних зборів членів

кредитної спілки

            Методичні рекомендації щодо скликання та проведення загальних зборів членів кредитної спілки (далі – Методичні рекомендації) визначають рекомендований порядок скликання та  проведення загальних зборів членів кредитної спілки.

Загальні положення

Скликання та проведення загальних зборів членів кредитної спілки здійснюється відповідно до Господарського кодексу України, законів України „Про фінансові послуги та державне регулювання ринків фінансових послуг”, „Про кредитні спілки” та інших нормативно-правових актів України.

У статуті кредитної спілки визначається порядок скликання, проведення загальних зборів, а також порядок голосування на загальних зборах членів кредитної спілки (абзац другий частини четвертої статті 14 Закону України «Про кредитні спілки»).

 Кредитна спілка забезпечує членам кредитної спілки реалізацію їхніх прав на рівних умовах, зокрема права: 

на отримання інформації про загальні збори, що скликаються;

на ознайомлення з документами, пов'язаними з порядком денним загальних зборів;

вносити пропозиції до порядку денного загальних зборів, висувати кандидатів до складу органів управління кредитної спілки;

брати участь у загальних зборах особисто або через представника;

голосу на загальних зборах;

одержувати інформацію про діяльність кредитної спілки, ознайомлюватися з річними балансами, фінансовими звітами, протоколами засідань органів управління кредитної спілки та іншими документами щодо діяльності кредитної спілки.

1.4. Загальні збори членів кредитної спілки є вищим органом управління кредитної спілки та можуть приймати рішення з будь-яких питань діяльності кредитної спілки.

1.5. До виключної компетенції загальних зборів членів кредитної спілки належить:

затвердження статуту кредитної спілки, внесення до нього змін і доповнень;

обрання та відкликання членів спостережної ради та ревізійної комісії;

затвердження річних результатів діяльності кредитної спілки, звітів спостережної ради, правління та кредитного комітету і висновків ревізійної комісії. Річний звіт про результати діяльності кредитної спілки затверджується загальними зборами лише за наявності висновку ревізійної комісії;

прийняття рішення про збільшення пайового капіталу кредитної спілки шляхом збільшення розміру обов'язкового пайового внеску або внесення додаткових пайових внесків;

прийняття рішення про порядок розподілу доходу та покриття збитків кредитної спілки;

затвердження положень про спостережну раду, ревізійну комісію, кредитний комітет та правління;

прийняття рішення про припинення діяльності кредитної спілки.

            Статутом кредитної спілки можуть бути визначені інші питання, що належать до виключної компетенції загальних зборів (частини перша та друга статті 14 Закону України «Про кредитні спілки»).

            1.6. При підготовці тексту статуту кредитним спілкам рекомендується враховувати положення пунктів 7, 8 Примірного статуту кредитної спілки, затвердженого розпорядженням Державної комісії з регулювання ринків фінансових послуг України (далі – Держфінпослуг) від 02.10.03 року № 67 (далі – Примірний статут кредитної спілки).

Порядок скликання загальних зборів членів кредитної спілки

Чергові загальні збори членів кредитної спілки скликаються спостережною радою в строки, передбачені статутом, але не рідше одного разу на рік (абзац перший частини шостої статті 14 Закону України "Про кредитні спілки"). Рекомендується скликати чергові загальні збори членів кредитної спілки не пізніше 1 червня року наступного за звітним.

 Рішення про скликання позачергових загальних зборів членів кредитної спілки приймається спостережною радою:

за власною ініціативою;

на вимогу ревізійної комісії кредитної спілки;

на вимогу не менш як 20 відсотків членів кредитної спілки  відповідно до абзацу другого частини шостої статті 14 Закону України «Про кредитні спілки» (додаток  1);

на вимогу Держфінпослуг (пункт 2 частини першої статті 40 Закону України «Про фінансові послуги та державне регулювання ринків фінансових послуг»).

Якщо протягом 20 днів з дня отримання вимоги ревізійної комісії або членів кредитної спілки про скликання позачергових зборів членів кредитної спілки спостережна не виконає такої вимоги та не зробить повідомлення членам про скликання позачергових зборів, ревізійна комісія або члени кредитної спілки мають право самі скликати позачергові збори.

У разі скликання позачергових загальних зборів разом із повідомленням членам спілки надсилаються матеріали, які стосуються причин скликання таких зборів (абзац третій частини шостої статті 14 Закону України "Про кредитні спілки").

Враховуючи, що законодавством України не визначено орган, на який покладено повноваження затвердження порядку денного загальних зборів, рекомендується порядок денний затверджувати рішенням органу управління кредитної спілки або групою членів кредитної спілки, що  ініціювали скликання загальних зборів, відповідно до частини шостої статті 14 Закону України «Про кредитні спілки».

Враховуючи право членів кредитної спілки вносити свої пропозиції до порядку денного на розгляд загальних зборів (стаття 11 Закон України “Про кредитні спілки“), остаточна редакція порядку денного затверджується загальними зборами членів кредитної спілки.

Повідомлення про скликання загальних зборів членів кредитної спілки повинне бути зроблене не пізніше ніж за 30 календарних днів до скликання зборів із зазначенням часу і місця їх проведення та порядку денного шляхом надсилання письмового запрошення листом кожному члену кредитної спілки за місцем його проживання або вручення такого запрошення особисто члену кредитної спілки під підпис (додаток  2).

            Рекомендується надсилати повідомлення одним із таких способів, зокрема, шляхом надсилання повідомлень листами за поштовим реєстром або  рекомендованими листами.

2.7. Особам, які стають членами кредитної спілки менше ніж за 30 календарних днів до проведення загальних зборів, рекомендується повідомляти про проведення загальних зборів у день набуття членства в кредитній спілці.

При проведенні чергових загальних зборів до запрошення додаються письмовий річний звіт про діяльність органів управління кредитної спілки та її річний фінансовий звіт (абзац перший частини третьої статті 14 Закону України «Про кредитні спілки»). Рекомендована форма річного фінансового звіту, який надсилається членам кредитної спілки, зазначена в додатку 3.

За бажанням члена кредитної спілки йому надається для ознайомлення повний річний фінансовий звіт про діяльність кредитної спілки, повнота та достовірність якого підтверджена аудитором (аудиторською фірмою).

            2.9. У запрошенні на загальні збори членів кредитної спілки, зокрема, рекомендується вказувати:

час початку і закінчення реєстрації членів кредитної спілки, що беруть участь  у загальних  зборах;

строк подачі пропозицій та зауважень до порядку денного.

2.10. Загальні збори членів кредитної спілки рекомендується проводити в тому населеному пункті, де проведено державну реєстрацію кредитної спілки.

2.11. Питання порядку денного рекомендується формулювати таким чином, щоб було зрозуміло, які рішення пропонуватимуться членам кредитної спілки для голосування.

Перед початком загальних зборів рекомендується всім членам кредитної спілки, які будуть брати участь у загальних зборах, роздавати проекти рішень з питань, які виносяться на голосування.

До порядку денного чергових загальних зборів членів кредитної спілки рекомендується включати, зокрема, такі питання:

затвердження порядку денного загальних зборів членів кредитної спілки;

заслуховування та затвердження звітів спостережної ради, кредитного комітету, правління кредитної спілки, інших органів управління (якщо такі створювалися за рішенням загальних зборів) (частина друга статті 14 Закону України "Про кредитні спілки");

заслуховування та затвердження висновку ревізійної комісії;

заслуховування аудиторського висновку, яким підтверджена повнота та достовірність річної звітності (річна фінансова звітність та звітні дані кредитної спілки за звітний період) (абзац четвертий частини першої статті 22 Закону України "Про кредитні спілки");

затвердження річної звітності та результатів діяльності кредитної спілки за звітний рік (частина друга статті 14 Закону України "Про кредитні спілки").

У разі необхідності, до порядку денного загальних зборів членів кредитної спілки можуть бути включені інші питання, віднесенні до компетенції загальних зборів. Наприклад:

- обрання та відкликання членів спостережної ради та ревізійної комісії;

-  прийняття рішення про порядок розподілу доходу та покриття збитків кредитної спілки;

- затвердження положень про спостережну раду, ревізійну комісію, кредитний комітет та правління (частина 2 статті 14 Закону України "Про кредитні спілки");

- визначення аудитора (аудиторської фірми), яка буде підтверджувати достовірність річної звітності кредитної спілки (частина 2 статті 22 Закону України "Про кредитні спілки");

- надання згоди на укладення договору про надання професійних послуг (робіт) кредитній спілці членом органу управління кредитної спілки (частина 4 статті 10 Закону України "Про фінансові послуги та державне регулювання ринків фінансових послуг").

Разом із затвердженням порядку денного рекомендується визначити порядок голосування на загальних зборах членів кредитної спілки (пункт 8.10 Примірного статуту кредитної спілки).

            2.12. Днем здійснення повідомлення про скликання загальних зборів вважається день надсилання запрошення поштою або день вручення запрошення особисто члену кредитної спілки.

            2.13. З метою недопущення введення в оману членів кредитної спілки щодо достовірності фінансових показників діяльності кредитної спілки рекомендується річні  звіти надсилати членам кредитної спілки після того, як достовірність та повнота річної фінансової звітності кредитної спілки буде підтверджена незалежним аудитором  відповідно до статті 22 Закону України «Про кредитні спілки», статті 10 Закону України «Про аудиторську діяльність», статті 14 Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність».

            2.14. Рекомендується статутом кредитної спілки передбачити такий порядок унесення змін до порядку денного загальних зборів, який надсилався членам кредитної спілки, зокрема:

 члени кредитної спілки/органи управління кредитної спілки мають право подавати в письмовій формі органу, який прийняв рішення про скликання загальних зборів, свої пропозиції до порядку денного загальних зборів, який був їм вручений/надісланий, не пізніше ніж за 15 календарних днів до проведення загальних зборів;

 орган, який прийняв рішення про скликання загальних зборів, у строк не пізніше ніж за 5 календарних днів до проведення загальних зборів приймає рішення про включення /невключення до порядку денного загальних зборів питань, запропонованих членами кредитної спілки/органами управління кредитної спілки;

пропозиції, внесені більш як 20 відсотками членів кредитної спілки чи ревізійною комісією кредитної спілки, скарги членів кредитної спілки, подані у зв'язку з їх виключенням із членів кредитної спілки, включаються до  порядку денного;

не підлягають включенню до порядку денного загальних зборів пропозиції члена (членів) кредитної спілки/органу управління кредитної спілки про припинення діяльності кредитної спілки після надсилання/вручення  порядку денного членам кредитної спілки;

всі пропозиції, які подавались до порядку денного, повинні бути доведені до відома загальних зборів членів кредитної спілки перед затвердженням порядку денного загальними зборами.

            2.15.Повідомлення про скликання загальних зборів членів кредитної спілки повинне бути опубліковане не пізніше ніж за 30 календарних днів до скликання зборів у порядку, визначеному абзацом другим частини 3 статті 14 Закону України "Про кредитні спілки".

            2.16. З метою поширення інформації про проведення загальних зборів членів кредитної спілки рекомендується:

            кредитним спілкам, ознака членства яких поширюється на певну адміністративно-територіальну одиницю, розміщувати повідомлення про скликання загальних зборів в одному з друкованих засобів масової інформації органів виконавчої влади відповідних територіальних підпорядкувань, на територію яких поширюється ознака членства таких кредитних спілок;

            кредитним спілкам, ознака членства яких поширюється більш як на одну адміністративно-територіальну одиницю, розміщувати повідомлення  про скликання загальних зборів у виданнях прирівняних до офіційних друкованих видань Держфінпослуг (фінансово-економічні тижневики „Україна - Бізнес”, „Інвест - Газета”).

            2.17. З метою інформування членів кредитної спілки щодо осіб, які є  кандидатами до складу органів управління, та забезпечення можливості ознайомлення з основною інформацією про цих осіб, у тому числі з їхніми біографіями, рекомендується не пізніше ніж за 15 календарних днів до проведення загальних зборів на дошці оголошень кредитної спілки та/або на веб-сайті розміщувати біографічну інформацію про кандидатів до виборних органів управління кредитної спілки.

Порядок проведення загальних зборів членів кредитної спілки

3.1. Загальні збори вважаються правомочними, якщо на них представлено особисто або за дорученням іншим членам кредитної спілки не менш як 50 відсотків членів кредитної спілки, виходячи з їх кількості на день проведення загальних зборів.

До затвердження порядку денного загальних зборів, рекомендується обирати мандатну комісію, яка до початку голосування з питань порядку денного надає відповідний висновок щодо правомочності загальних зборів.

            3.2. Для підтвердження правомочності загальних зборів членів кредитної спілки рекомендується складати реєстр членів кредитної спілки, представлених особисто або за дорученням, або реєстри членів кредитної спілки, які були присутні на загальних зборах членів кредитної спілки особисто, та членів кредитної спілки, які представлені на загальних зборах членів кредитної спілки за дорученням (додаток 4).

Для ведення загальних зборів членів кредитної спілки рекомендується обирати президію (пункт 8.6 Примірного статуту кредитної спілки).

Для забезпечення прозорості під час підрахунку голосів членів кредитної спілки, присутніх на зборах, рекомендується обирати лічильну комісію з числа осіб, особисто присутніх на зборах (пункт 8.7 Примірного статуту кредитної спілки). Якщо така комісія не створена за рішенням загальних зборів, її функції може виконувати президія зборів.

Порядок голосування на загальних зборах членів кредитної спілки визначається статутом кредитної спілки (абзац другий частини четвертої статті 14 Закону України «Про кредитні спілки»).

Голосування на загальних зборах членів кредитної спілки відбувається за таким принципом: один член кредитної спілки, присутній на зборах, має один голос (абзац третій частини третьої статті 14 Закону України «Про кредитні спілки»). Таким чином, доручення, видані членам кредитної спілки для представництва на загальних зборах членів кредитної спілки, не враховуються при голосуванні на загальних зборах.

Для забезпечення прозорості під час проведення ротації виборних органів управління кредитної спілки рекомендується в статуті кредитної спілки передбачити створення номінаційної комісії, на яку покласти повноваження перевіряти дотримання професійних вимог та вимог щодо конфлікту інтересів, передбачених внутрішніми положеннями кредитної спілки, кандидатами на зміщення вакантних посад в органах управління до проведення загальних зборів (стаття 13 Закону України "Про кредитні спілки").

Для забезпечення інформування членів кредитної спілки про ефективність роботи органів управління кредитної спілки рекомендується на загальних зборах зачитувати аудиторський висновок за наслідками проведення аудиту фінансової звітності та звітних даних кредитної спілки за звітній період та повідомляти членів кредитної спілки про застосування Держфінпослуг до кредитної спілки заходів впливу у вигляді тимчасового зупинення дії/анулювання ліцензії на провадження діяльності з надання певного виду фінансових послуг чи затвердження плану відновлення фінансової стабільності.

Рішення загальних зборів членів кредитної спілки оформлюється протоколом, який підписується головою та секретарем зборів (абзац перший частини п’ятої статті 14 Закону України "Про кредитні спілки").  Протоколи є обов’язковими для зберігання відповідно до законодавства України. На вимогу членів кредитної спілки їм видаються для ознайомлення протоколи загальних зборів, а також засвідчені головою правління кредитної спілки витяги з протоколів (абзац другий частини п’ятої статті 14 Закону України «Про кредитні спілки»).

З метою забезпечення реалізації права членів кредитної спілки на ознайомлення з протоколами та рішеннями загальних зборів рекомендується протоколи загальних зборів оформляти в строк не пізніше 10 календарних днів з дня проведення загальних зборів.

Матеріали з інформацією щодо порядку скликання та проведення чергових (позачергових) загальних зборів членів кредитної спілки рекомендується зберігати в окремих теках.

Член Комісії –

директор Департаменту

нагляду за кредитними установами                                                     А. Оленчик

Додаток 1

Реєстр членів кредитної спілки,

які ініціюють проведення позачергових

 загальних зборів членів кредитної спілки

Реєстр членів кредитної спілки,

які ініціюють проведення позачергових загальних зборів членів

кредитної спілки "_______________"

Підставами скликання позачергових загальних зборів членів кредитної спілки "_____________"  є

_________________________________________________;

_________________________________________________;

_________________________________________________:

Додаток   2

Реєстр членів кредитної спілки,

яким вручено запрошення на

загальні збори членів кредитної спілки

Реєстр членів кредитної спілки, яким вручено запрошення на загальні збори членів кредитної спілки "______________",

що відбудуться "______" ___________" 200__ р.

за адресою: ________________________

 та документів, що додаються до запрошення, а саме:

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Додаток 3

скорочена форма фінансового

звіту, який надсилається членам

кредитної спілки

Основні балансові статті:

 Виконання бюджету за звітний рік:

Голова правління                             ____________ (прізвище, ім'я, по – батькові)

Головний бухгалтер                                    ____________ (прізвище, ім'я, по – батькові)

Фінансовий звіт розглянуто спостережною радою (протокол засідання спостережної ради №___ від "__" ________ 2___ року)

Фінансовий звіт розглянуто ревізійною комісією (протокол засідання ревізійної комісії №___ від "__" ________ 2___ року)

З повним текстом фінансової звітності та звітних даних, достовірність яких підтверджена аудиторською фірмою "_____" /аудитором ________ , можна ознайомитись в приміщенні кредитної спілки "______" за адресою: ______________________________

Додаток  4

Реєстр членів кредитної спілки, які були

присутні на загальних зборах членів

кредитної спілки особисто та членів кредитної

спілки, які представлені на загальних зборах членів

 кредитної спілки за дорученням

Реєстр членів кредитної спілки "______________"

присутніх на загальних зборах членів кредитної спілки особисто та членів кредитної спілки, представлених на загальних зборах членів кредитної спілки за дорученнями

"___" _____________2__р.

Реєстр членів кредитної спілки "______________"

присутніх на загальних зборах членів кредитної спілки особисто

"___" _____________2__р.

Реєстр членів кредитної спілки "______________"

представлених на загальних зборах членів кредитної спілки за дорученнями

"___" _____________2__р.